2020 was het jaar dat het kantoorgebruik meer dan ooit is veranderd. Wat betekent dit voor de toekomst van facility management? Het thuiswerken, de anderhalvemeterregel, de veranderende mindset. Dit vraagt om een andere kijk. De rode draad? Flexibiliteit. In visie, en in technologie. Dit zijn de belangrijkste trends voor 2021.
Blijft thuiswerken normaal? Of zitten we over een jaar allemaal weer in de kantoortuinen? De meningen zijn verdeeld: kantoren bleken immers heel belangrijk voor de sociale contacten en de creativiteit van het onverwachte, maar thuiswerken beviel mensen toch ook erg goed in verband met de reistijd en concentratie. Het verbaast dan ook niet dat de meeste werknemers na de coronacrisis graag één tot drie dagen per week willen blijven thuiswerken. (Bron: Thuiswerken en de coronacrisis)
Ook de werkgevers stonden in de rij om nieuw “HR-management” aan te kondigen: VodafoneZiggo stelde thuiswerken en op kantoor werken gelijk, Google en Twitter geven werknemers voortaan vrije keuze, en verzekeraar TVM heroverwoog of ze wel een nieuw kantoorpand gaan bouwen. Na de intelligente lockdown, volgt dan ook vermoedelijk de intelligente terugkeer. Verandert het kantoor van een dagelijkse werkplek inderdaad naar een flexibele ontmoetingsplaats? Voor facility management een fundamenteel verschil in behoeftes om aan tegemoet te komen.
Het kantoor als ontmoetingsplaats vraagt andere faciliteiten dan een kantoor waar iedereen elke dag tussen 9 en 5 zit. Flexwerkplekken en ruimtes voor bijeenkomsten geven de flexibiliteit om op thuiswerken of een nieuwe lockdown in te spelen. De onvoorspelbaarheid die dit met zich meebrengt kan echter een uitdaging zijn. Door middel van monitoring op afstand, in combinatie met het Internet of Things, kan er uniek inzicht worden verkregen in de manier waarop de werkplek als geheel gebruikt wordt. Hier kunnen organisaties hun technologie en oplossingen op afstemmen.
Zo weet bijvoorbeeld werkplekaanbieder Tribes exact welke ruimtes in gebruik zijn geweest, waardoor de ongebruikte kantoren niet schoongemaakt hoeven te worden. Ditzelfde geldt voor het gebruik van de koffieautomaat. Ideaal.
Hoe regel je dan flexibel zaken rond toegang, facturatie, vergaderzalen, onvolledige bezetting, urenregistratie en parkeren? Het inrichten van een intelligente veiligheids- en facilitystrategie valt of staat met integratie. Dit gaat over een combinatie van menselijk gedrag, processen en kantoorgebouwen die de individu en sociale context ondersteunen. Ga voor een platform dat alle verschillende zaken integreert. Zo houd je controle en heb je alles inzichtelijk op één plek. Je regelt dan niet alleen toegang tot de parkeerplaats, de koffieautomaat en de vergaderzaal met één klik, de urenregistratie begint ook automatisch te tellen. Niet alleen handig om faciliteiten op gebruik af te stemmen, ook bij onverhoopte calamiteiten weet je precies wie er aanwezig zijn.
Let bij het kiezen voor een dergelijk Facility Management Informatie Systeem (FMIS) wel op open standaarden, privacy, integratie en schaalbaarheid. Om flexibel te blijven voor de toekomst moeten systemen ook in de huidige of veranderende processen en infrastructuur passen zonder onnodige (tijds)investeringen. De FMIS-markt is lang traag en stug geweest op dit gebied, tegenwoordig zijn er echter professionele en innovatieve (enterprise) cloudoplossingen om werknemers te ondersteunen in de werkvorm die bij hen past. Thuis en op kantoor, volledig veilig, maar toch open. Door met een ervaren partner samen te werken blijf je flexibel en kun je blijven profiteren van de laatste facility-technologie. Zo heb je ook de keuze om van te voren te investeren, of te werken met nieuwe betaalmodellen, waarbij er afgerekend wordt naar bezoek of gebruik.
Inspelend op deze trend, flexibiliteit en schaalbaarheid, lanceren wij volgende maand ook een eigen FMIS-systeem.
Hoe houd je een gebouw, dat zo op flexibiliteit gericht is, gastvrij en toch veilig? Identity management is hier de sleutel. Toegangsbeheer is daarbij gebaseerd op de persoon, en niet op het gebouw, met sleutels of passen. Met de huidige innovaties is eindeloos sleutelbeheer al verleden tijd. Nieuwe technologieën maken het mogelijk om realtime en op afstand te bepalen welke deur wanneer opent, en voor wie. Dit kan bijvoorbeeld met gezichtsherkenning, maar ook door het gebruik van mobiele devices.
Door vanuit de ogen van de gebruikers te redeneren en zo identity management met facility management te combineren, kunnen belevings- en veiligheidsaspecten naast elkaar gezet worden. Hierdoor krijgen gasten, klanten en medewerkers een soepele en gastvrije ervaring. Door samen met een specialist op dit gebied te kijken naar technologie en gedrag, en op basis daarvan een passende oplossing te creëren, zorg je dat gebruik en beheer van een pand elkaar ondersteunt.
Geïnteresseerd?
Maak een afspraak
Vul uw telefoonnummer in. We nemen zo snel mogelijk contact met u op.
